Artikel kali ini diperuntukkan khusus bagi para pemula
yang sekedar ingin tau dan ingin belajar bagaimana bentuk sop. Bagi yang sudah berpengalaman bisa
memberikan masukan J
Nah sebelum saya jelaskan bagaimana format sop, mari kita lihat
penjelasan dibawah ini:
Apa
itu SOP?
merupakan
sebuah prosedur oprasional yang berisi
petunjuk/ langkah- langkah kerja dalam menjalankan aktivitas tertentu dalam
sebuah organisasi, baik itu organisasi lembaga, masayarakat, pemerintah maupun
bisnis.
Standart operational procedure atau sering juga di
singkat SOP ini juga merupakan
rangkaian sistem prosedur yang berisi aturan baku dan intruksi
kerja,dimana bahasanya mudah di pahami dan bisa diterapkan secara ril di
lapangan.
Apa
fungsi dan Tujuan SOP dibuat ?
Ketika anda membeli sebuah handphone, tentu selain
handphone, baterai, carger dan headset yang anda dapatkan, juga dilengkapi dengan
buku petunjuk penggunaan yang didalamnya berisi petunjuk- petunjuk pemakaian,
bagian2 handphone dan fungsi fiturnya lengkap dengan deskripsi dan gambar-
gambar dijelaskan dengan detail dengan segala manfaatnya.
Nah buku panduan inilah yang di sebut standart Oprational Procedure , dengan
adanya sop ini tentu berfungsi supaya konsumen tidak bingung dalam
penggunaannya, tujuan lain untuk memberikan langkah- langkah yang harus
dilakukan jika sewaktu waktu terjadi kesalahan dalam proses penggunaan atau
sering kita kenal dengan istilah error system
Nah dalam konteks perusahaan, tentu sop perusahaan
dibuat supaya organisasi dalam perusahaan bisa berjalan otomatis, proses
produksi bisa berjalan dengan aman, komunikasi serta koordinasi bisa
berlangsung dengan baik sebagaimana mestinya serta karyawan bisa bekerja dengan
target, tujuan dan hasil kerja yang jelas karena memilki standar baku, mensolidkan
teamwork antar karyawan, mendongkrak percepatan bagi organisasi, meningkatkan
kualitas produk dan layanan, mampu memandu petugas memenuhi keinginan pelanggan, sop mampu
memberikan solusi atas claim pelanggan, memperbaiki internal organisai ,
sebagai standar untuk menilai kinerja karyawan, dan masih banyak lagi.
Oleh karena begitu pentingnya keberadaan Sop,
sehingga setiap perusahaan selalu merumuskan dan mengupdate standar baku yang
mereka milki untuk disesuaikan dengan perubahan.
Apa
saja contoh SOP itu?
Banyak contohnya, misalkan ada Contoh
Sop keuangan, Sop Hrd, Sop Marketing, Sop
Gudang, Sop kegiatan, Sop franchise, sop administrasi, sop satpam, sop produksi, sop purchasing dan masih banyak lagi
Bagaimana
Format SOP?
Sop pada dasarnya tidak memiliki format yang baku, setiap
usaha dan bisnis memiliki format sendiri- sendiri sesuai kebutuhan. Yang perlu
saya sampaikan bahwa buatlah format sop yang tidak rumit atau mudah sehingga
tidak menyulitkan para pemakai. Karena sebetulnya tujuan pembuatan sop supaya mampu
menyederhanakan proses kerja yang selama ini sulit dimengerti oleh pemakai, itu
artinya semua apa yang tercantum dalam sebuah sop perusahaan mampu diterima
oleh semua kalangan, mulai dari level top management hingga ke level terendah.
dibawah ini saya berikan salah satu contoh
format sop yang pernah saya posting sebelumnya
1.
Tujuan :
Untuk mengevaluasi karyawan perusahaan apakah sudah bekerja sesuai
dengan spesifikasi pekerjaan dan proker yang telah disepakati.
2.
para meter :
Terpenuhinya performance karyawan perusahaan yang sesuai dengan
spesifikasi pekerjaan dan proker yang telah disepakati.
3.
Ruang lingkup
Prosedur
ini dimulai dari menyerahkan form job performance appraisal, mengumpulan report
pelaksanaan proker, analisa report kinerja karyawan/ unit, sampling dilapangan
sampai dengan pengarsipan
laporan progres report.
4.
Referensi
3.1
Prosedur perencanaan b& d
3.2
Prosedur rekruitment
3.3
Prosedur evaluasi keuangan
5.
Definisi
5.1. Hrd ( human
resource development )
5.2. Proker ( program
kerja)
5.3.
Pp ( peraturan
perusahaan )
6.
Uraian prosedur
1.
Manajer hrd menetapkan
form job performance appraisal untuk karyawan dan menyerahkan kebagian
personalia untuk diberikan ke manajer atau kepala unit/ divisi/ departemen.
2.
Bagian
personalia memberikan form job performance appraisal untuk karyawan ke manajer
atau kepala unit/ divisi/ departemen
3.
Manajer
hrd meminta bagian personalia untuk meminta dan mengumpulkan report pelaksanaan
proker dari personal/ unit/ divisi/ departemen dan job performance appraisal
untuk karyawan.
4.
Bagian
personalia meminta manajer atau kepala unit/ divisi/ departemen mengumpulkan
report pelaksanaan proker dari personal/ unit/ divisi/ departemen dan job
performance appraisal untuk karyawan dengan batas waktu maksimal tanggal 25.
5.
Manajer
atau kepala unit/ divisi/ departemen melaporkan hasil pelaksanaan proker personal/ unit/ divisi/ departemen dan job
performance appraisal untuk karyawan kepada manajer hrd (melalui personalia)
sebelum tanggal 25 dan jika memungkinkan setiap minggu.
6.
Jika sampai dengan
tanggal 25 belum masuk maka bagian personalia membuat sp dan reward personal/ unit/ divisi/ departemen
yang bersangkutan tidak diberikan.jika tanggal 25 sudah terkumpul maka bagian
personalia memberikan kepada manajer hrd untuk dievaluasi.
7.
Manajer hrd
menganalisa report hasil pelaksanaan proker dan job performance appraisal untuk
karyawan dan meminta ica untuk melakukan sampling dilapangan untuk kebenaran
report yang dibuat oleh personal/ unit/ divisi/ departemen.
8.
Ica menganalisa dan
melakukan sampling dilapangan dan membuat rekomendasi kepada manajer hrd
terhadap temuan-temuan dilapangan.
9.
Manajer hrd
menganalisis rekomendasi ica terhadap pelaksanaan proker personal/ unit/
divisi/ departemen dan job performance appraisal untuk karyawan dan
mengevaluasi apakah karyawan sudah bekerja sesuia dengan proker jika ya maka ke
no 10, jika tidak maka manajer hrd meminta personalia untuk membuat sp.
10.
Manajer hrd
mengevaluasi apakah ada pelanggaran atau penyimpangan terhadap pp jika tidak
maka mengevaluasi apakah sudah sesuai dengan target yang ditetapkan.jika ya
maka meminta personalia untuk membuat sp sesuai dengan tingkat pelanggaran yang
dilakukan.
11.
Jika sesuia dengan
target yang ditetapkan maka manajer hrd menetapkan reward karyawan yang
bersangkutan ( sesuai dengan pedoman reward dari direktur) dan dimasukkan
sebagai take home pay yang diterima oleh karyawan.dan mengevaluasi karyawan
tersebut apakah layak untuk dipromosikan jika layak maka dievaluasi status
karyawan jika tidak maka status karyawan dianggap tetap seperti semula.
12.
Manajer hrd
mengevaluasi status karyawan yang bersangkutan jika :
a.
Karyawan kontrak
sementara maka akan dibuatkan kontrak baru selama tiga bulan.
b.
Jika karyawan kontrak
3 bulan atau tetap maka akan dinaikkan levelnya ke level yang lebih tinggi.(
mengacu kepada pra syarat level yang sudah ditetapkan).
13.
Manajer hrd
menyerahkan data karyawan layak promosi kepada pesonalia untuk dibuat data base
karyawan layak promosi .
14.
Personalia membuat sp
sesuai dengan tingkat pelanggaran yang dilakukan dan menyerahkan kepada manajer
hrd.
15.
Manajer hrd memanggil manajer
atau kepala unit/ divisi/ departemen berkenaan dengan sp yang akan diterima
oleh karyawan.
16.
Jika karyawan tersebut
level dibawah manajer atau kepala unit/ divisi/ departemen maka penyampaian
sangsi akan dilakukan oleh manajer atau kepala unit/ divisi/ departemen yang
bersangkutan.jika level manajer maka penyampaian sangsi akan dilakukan oleh
manajer hrd atas persetujuan direktur.
17.
Manajer atau kepala
unit/ divisi/ departemen menyampaiakan kepada karyawan atas sanksi terhadap
pelanggaran yang dilakukan.
18.
Karyawan menerima
sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan
19.
Bagian personalia
membuat report terhadap hasil evaluasi terhadap proker dan job performance
appraisal sekaligus membuat data base karyawan yang dipromosi maupun didemosi.
20.
Personalia mengarsip
dan memberikan copi ke ica dan ke bagian rekruitment ( untuk karyawan yang di
demosi ) untuk ditindak lanjuti.
demikian penjelasan dari saya,
semoga bermanfaat.
salam action
source : http://www.bikinsopperusahaan.com/2013/01/bagaimana-format-sop-yang-benar.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar